【公文處理問題解析及法令選輯8】：應辦案件得否先簽存查？

【公文處理問題解析及法令選輯8】：應辦案件得否先簽存查？
【問題】
在臺北市政府，限辦日期很長的公文應如何辦理較好，因發文單位給受文者限辦期限很長(4個月)，且是請各單位免備文回復，若此份公文須使用1個月以上時間調查，那這份公文是否要等到調查結果確定後再往上陳核(這樣公文辦理日就變很長)或是可將公文先結案歸檔以影本留存續辦？
【解析】
依「臺北市政府暨所屬各機關公文處理各階段時限暨逾限積壓懲處標準表」之規定，承辦人員簽辦敘稿之時間為「限期案件：限辦時限6日以下，處理時限為1/3；限辦時限超過6日，處理時限為2/3」。又依臺北市政府文書處理實施要點第187點之規定，應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者，得專案簽報議處。是限期案件之限辦期限為4個月者，其承辦人員簽辦敘稿之時間為4個月之2/3，所以使用1個月以上時間調查，只要承辦人員簽辦敘稿之時間在「4個月之2/3」內，在時間上應無不妥，惟不得先簽存查，以免被專案簽報議處。換言之，本案應「等到調查結果確定後再陳核」（要保管好以免遺失，被依臺北市政府文書處理實施要點第187點之規定，專案簽報議處），而非先簽存查，以影本錄辦。
【附錄】臺北市政府文書處理實施要點第187點
一八七、有下列情事之一者，得專案簽報議處：
（一）「登錄不確實」、「統計不確實」、「未實施各種分析」致文書流程管理原
則不能落實者。
（二）無故積壓公文情形嚴重者。
（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（四）違反分層負責規定者。
（五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。
（六）無故未將判發之文稿送發文，逾二日者。
（七）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。
（八）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理展期者。
（九）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真者。
（十）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。
（十一）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
（十二）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。
（十三）人民或法人團體請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補
正者；人民申請案件展延一次仍未辦結，經糾正仍未改善者。
（十四）違反本要點其他之規定而屬情節重大者。

綺萱
簡介如下:
學歷:銘傳商專國際貿易科畢業
考試:81年高考
現職:某國中組長
經歷:臺北市市場管理處股長
興趣:與老公談情說愛等
企盼:願與老公多積德等